“高速、重载轮轨系统金属材料与服役安全基础研究”项目管理办法

一、总则

国家重点基础研究发展计划项目“高速、重载轮轨系统金属材料与服役安全基础研究”(以下简称“轮轨973”)是多学科综合性研究,提出解决重大关键科学问题的理论依据和形成未来重大新技术的科学基础,并藉以做出高水平的成果,培养有创新能力的高素质人才,推动相关领域基础研究乃至科学技术事业的发展。本项目设置五个课题,8个单位的60多名研究人员(30名学术骨干)参加。为保证各课题、各单位、各研究人员的相互沟通、团结协作,为按时、高质量地完成项目预期研究任务,为规范和加强本项目的管理工作,保证本项目管理的科学性与民主性,特制定本办法。

二、项目组织

本项目的组织机构由六个部分组成:项目首席科学家、项目专家组、领域咨询专家组、课题负责人和项目办公室。

2.1 首席科学家

根据《国家重点基础研究发展计划管理办法》,首席科学家对项目的组织实施全面负责,主要职责是:

(1)会同主管部门中国铁路总公司、科技部组建项目专家组;聘任课题负责人;

(2)主持制定项目实施方案,负责编制项目计划任务书、经费预算和决算报告、年度总结报告、中期总结工作报告、结题总结报告等,并上报教育部和科技部;

(3)主持项目专家组工作,定期召集项目专家组会议,及时通报情况,对项目有关重大问题进行民主讨论和集体决策;

(4)把握项目研究方向,根据项目进展情况调整课题研究方向和内容,协调各课题的进度,确保项目研究计划的完成;

(5)组织召开项目年度总结、中期总结和结题总结会议以及学术研讨、交流会,实现资源与数据共享,促进国际合作与交流;

(6)协助专家咨询组开展有关调研和咨询活动,接受科技部和中国铁路总公司组织的工作检查和财务审计。

2.2 项目专家组

项目专家组由首席科学家组建,协助首席科学家组织实施项目,项目专家组由9人组成。主要职责是,根据科学发展趋势和研究计划执行情况,提出对研究计划、研究队伍及经费分配方案的调整意见。

专家组成员在受聘期间,若因出国等原因要求临时离职,须向项目首席科学家提出书面申请,报主管部门批准;离职超过半年者,将不再保留专家组成员资格。专家组成员中应有不承担本项目任务的专家参加。

2.3领域咨询专家组

领域咨询专家组成员的主要职责是对项目实施的全过程进行跟踪,及时了解项目的组织实施和进展情况,向科技部提出咨询意见。领域咨询专家组对科技部负责,不参与项目的直接管理,不干预项目本身的工作。

为了更好地对本领域项目进行跟踪、了解,项目确定2-3名责任专家,由科技部指定。项目首席科学家、课题组长和承担单位支持责任专家的工作,并邀请咨询专家组责任专家参加项目的重要学术活动、年度总结会议等活动。

2.4课题负责人

课题负责人由项目首席科学家聘任,每个课题一般设1个课题负责人;项目首席科学家应为课题负责人之一。课题负责人对课题的具体实施全面负责。主要职责是:

(1)选聘课题承担人员;

(2)制定课题实施方案,编制课题任务书、经费预算和决算报告、年度报告、中期学术进展报告、结题总结报告及项目首席科学家要求的其他材料;

(3)把握课题研究重点,完成课题研究计划;

(4)接受项目首席科学家、项目专家组和中国铁路总公司、科技部的工作检查及财务审计;

(5)为领域咨询专家组的工作提供必要的帮助。

2.5项目办公室

项目办公室是项目管理的常设办事机构,在项目首席科学家的领导下工作。项目办公室配合项目首席科学家把项目进行的各个方面、各个阶段的工作综合、协调起来,在规定的时间内,在预算范围内高质量地完成“轮轨973”项目的任务和要求,回避风险和不确定性。

项目办公室的职责是:

(1)处理“轮轨973”项目的日常工作,包括协调各课题关系,传达国家有关工作布置;

(2)组织专家对各课题的检查工作,组织每年度的项目检查交流考评会;

(3)汇集各课题的进展情况,在课题总结的基础上,形成《项目年度总结报告》、《项目年度执行情况数据统计表》两个文件,向科技部汇报并于每季度编发一期项目简报;

(4)协助项目首席科学家对各课题实施有效的控制,即控制时间、成果和经费使用情况,使其与课题任务书一致,向首席科学家汇报并提出意见和建议;配合领域咨询专家组工作;

(5)负责“轮轨973”项目的档案和成果管理,将每年成果汇编成册;以反映各课题在当年的科研成果;

(6)负责“轮轨973”项目网站的建设与维护,及时发布信息;

(7)负责与“轮轨973”项目有关的宣传报道,扩大该项目在社会、学术科研领域的影响;

(8)负责项目办公室购置的项目办公设备的管理和维护;

(9)提供资源共享平台。

三、课题管理

根据《关于国家科研计划实施课题制管理规定》,课题研究实行“项目——课题”两级管理。“轮轨973”项目分五个课题,各课题的研究任务和预期成果已经明确,并上报批准,不得自行分解或随意变更。由课题责任人负责签订课题分解合同。同时在任务书中已详细规定各有关部门、课题依托单位以及课题责任人的责权利。为加强课题管理,保证项目按时高质量地完成,根据《关于国家科研计划实施课题制管理规定》,特制定“轮轨973”项目的课题管理办法。采取以下具体措施:

3.1 课题责任人负责制

项目计划任务书和课题任务书是项目执行、管理的依据,是具有法律效力的文件。项目首席科学家、课题负责人和所有承担人员应保证任务书内容的真实性和准确性。课题所有承担人员应在课题任务书中亲笔签字,不得请他人代签。各课题负责人为各课题组长。在任务书中已明确各课题组长,不得随意变更。课题负责人在批准的计划任务和预算范围内享有充分的自主权。

3.2 重大事项报告制度

课题负责人对课题执行过程中发生的技术路线或主要研究内容调整、课题组主要研究人员变动以及其它可能影响课题顺利完成的重大事项要及时向项目办公室说明,由其向归口部门报告,并按各科研计划管理办法规定的程序报批。

3.3 定期检查制度

为加强项目的实施进度管理,“轮轨973”项目采取以下措施:

(1)各课题每季度需提交课题季度进展报告,包括:主要工作进展、发表论文、特邀报告、申报专利、优秀中青年人才培养(杰出青年基金、长江学者、百人计划等)、国际国内学术活动情况等。课题进展报告由课题负责人提交给项目办公室(截止时间为每季度的最后一天下午5点)。每年4月10日前、7月10日前、10月10日前、1月10日前项目办公室发布项目简报,通报项目及各课题进展情况。如未按时发送课题研究进展报告给项目办公室的课题,视为研究没有取得新进展,并写入项目简报。其中,6月底提交半年进度报告,12月底提交年度进展报告。

(2)每年6月底前各课题自查一次,汇集本课题半年内的成果并报项目办公室;7月份项目办公室进行年度(半年)中期检查,形成报告并报专家组,写入项目简报,并通报各课题组。

(3)课题组每年进行1-2次学术研讨会,可以与课题检查和项目检查评审会同时进行。

3.4 年度报告制度

每年年底,项目首席科学家和项目专家组将以会议评审和现场检查相结合的方式进行年度总结。项目检查时可同时召开项目学术讨论会。年度总结的主要内容包括:

(1)年度计划执行情况:

对照“项目计划任务书”和“课题任务书”,重点阐述:

(a)年度计划完成情况;

(b)研究工作的主要进展;

(c)如有重要阶段性成果或突破,重点阐述(每项300-500字)。

(2)项目和课题执行过程中存在的问题及其对策。

(3)下年度研究工作计划和进度安排。

年度总结报告会议将邀请中国铁路总公司、领域咨询专家组责任专家参加,并书面通知973计划联合办公室。项目首席科学家应在年度总结报告会上作项目年度执行情况总结报告,各课题负责人作课题进展报告。项目年度总结应在课题总结的基础上,形成《项目年度总结报告》、《项目年度执行情况数据统计表》文件,并向科技部汇报。

3.5 中期检查制度

2016年下半年,配合国家科技部进行项目中期检查。主要检查各课题执行的工作状态和项目研究前景。“工作状态”主要指研究任务的落实情况、研究思路的创新性、研究队伍的开拓创新意识、项目(课题)承担单位支撑条件的落实情况、项目管理是否规范等。“研究前景”主要指在解决课题范围内所面临重大科学问题的预期贡献以及研究工作创新和突破的可能性。

各课题提交中期检查的相关材料,项目办公室负责汇总。

3.6 沟通交流制度

项目首席科学家和项目办公室将通过项目简报、网络或不定期召开学术交流会,加强课题之间及课题承担人员之间的沟通与交流,促进学科交叉与合作,推动国际合作与交流。计划每年进行1次项目组学术讨论会,项目执行期间,进行2-3次国内学术讨论会,1-2次国际学术讨论会。项目组学术讨论会、国内学术讨论会和国际学术讨论会可以联合进行。

建立项目专门网站,及时发布课题有关研究进展,发布与课题有关的通知、公告,介绍项目有关信息,并与科技部973计划网页链接。

3.7 科学数据汇交及资源共享制度

各课题硬件、软件、数据库资源、实验研究数据、模型、成果等在“轮轨973”项目内无条件充分共享,严格执行科学数据汇交计划。

四、成果管理

按照《国家重点基础研究发展计划管理办法》规定,“轮轨973”项目的研究成果做出如下规定:

(1)包括专著、论文、软件、数据库、专利及鉴定证书,成果报道等,均应标注“国家重点基础研究发展计划资助”或“973计划资助”字样,英文标注:“National Key Basic Research and Development Program”或“973 Program”及项目编号2015CB654800或课题编号(如2015CB654801);

(2)著作权的归属和使用按《中华人民共和国著作权法》的有关规定执行。项目结题后三年内,科技部将对有关专著、论文被引用及新发表情况,成果鉴定、获奖及推广效益情况等实施跟踪管理。

(3)各课题专著、论文、软件、数据库、实验研究原始数据资料、专利及鉴定证书,成果报道等,及时提交给“轮轨973”项目管理办公室电子版、复印件各一份,在项目管理办公室备案。

五、财务管理

各课题的财务管理严格按《国家重点基础研究发展计划(973计划)专项经费管理办法》、《国务院关于改进加强中央财政科研项目和资金管理的若干意见》(国发〔2014〕11号)、《关于调整国家科技计划和公益性行业科研专项经费管理办法若干规定的通知》(财教[2011]434号)等的规定由课题负责人监督执行。项目经费按课题直接拨至课题负责单位,课题单位必须制定专门银行账号,按课题单独进帐,专款专用。经费使用情况接受监督,每年在项目检查交流评议会上汇报经费使用情况。

严格执行预算调整程序。经批准的经费预算必须严格执行,一般不做调整。由于课题研究目标、重大技术路线或主要研究内容调整,以及不可抗力造成意外损失等原因,对课题经费预算造成较大影响时,必须按经费管理办法中规定的程序报批后,才能对经费预算进行调整。

六、资产管理

用专项经费购置的固定资产属国有资产,应纳入依托单位的固定资产帐户进行核算与管理。

项目结束后,项目研究过程中购置或试制形成的固定资产,一般由依托单位代表国家行使使用权和经营权,其维护运转费用由依托单位承担。依托单位或相关单位承担其它基础研究项目需使用这些固定资产时,只能收取维护运转费用,不得收取折旧费或占用费。特殊情况下国家有权调配这些固定资产用于其它重点基础研究项目。

国家重点基础研究项目形成的论文及专著应标注“国家重点基础研究发展计划资助”字样。著作权的归属和使用按《中华人民共和国著作权法》的有关规定执行。

国家重点基础研究项目形成的具有实用性的技术及项目研究过程中形成的无形资产,由项目承担单位代表国家行使使用权和经营权。成果及无形资产使用产生的经济资产按《中华人民共和国促进科技成果转化法》的有关规定执行,保障项目依托单位和项目执行人的合法权益。

七、人员管理

按照《国家科技计划项目承担人员管理的暂行办法》,项目主要负责人,应保证足够时间投入科研工作,其在主持的项目上投入的工作时间和精力应达到自身实际工作量的50%以上。作为主要参加人员同期参与承担的国家科技计划项目数(含负责主持的项目数)不得超过两项,特殊原因另行考虑。

若有特殊原因确需出国或离岗超过半年以上的,应事先提出申请,报计划管理部门批准。

课题负责人及主要研究人员,如实填写本人承担国家科技计划项目(含在研项目)及科研工作量的情况,如实报告项目实施进展或完成的情况;合理分配工作时间,严格执行项目任务书和课题任务书确定的各项任务,确保所参加的国家科技计划项目的工作,按时高质量地完成。

对在填写国家科技计划项目有关材料时弄虚作假的,一经发现并核实后,将中止其在研课题,追回已拨经费。

八、文档管理

项目办公室负责对所有文件、报告、成果等进行归档整理。建立规范、健全的文档,并按档案管理的有关规定归档。按以下类别分别编目编号存档:

(1)科技部有关文件;

(2)“轮轨973”项目计划任务书、课题任务书、各阶段研究总结报告、技术资料、中期评估、结题验收资料等;

(3)“轮轨973”项目研究成果材料(论文、专著、专利等);

(4)项目会议文件及项目简报;

(5)预算和决算报表;

(6)研究队伍通讯联络地址;

(7)其它有关文件。

九、附 则

本办法自发布之日起施行。

本办法的解释权和修改权属于项目办公室。